Artículo1. Objeto y ámbito de aplicación.

• Este Reglamento tiene por objeto la creación y regulación de la Sede Electrónica que incluye el Registro Electrónico de la Universidad Pontificia Comillas, así como el establecimiento de los criterios relativos a la identificación de personas, autenticación de documentos electrónicos y principios generales para regular las condiciones y efectos jurídicos del uso de medios electrónicos en la actividad administrativa de la Universidad Pontificia Comillas.
• Será de aplicación a las relaciones que, a través de la Sede Electrónica, se desarrollen entre los órganos de la Universidad Pontificia Comillas y las personas pertenecientes a la comunidad universitaria o, en su caso, la ciudadanía en general.

De la Sede Electrónica

Artículo 2. Sede Electrónica.

• La Sede Electrónica de la Universidad Pontificia Comillas es la dirección electrónica a través de la cual las personas pertenecientes a la comunidad universitaria y la ciudadanía en general podrán acceder a la información, servicios y trámites electrónicos relacionados en la presente normativa y en las condiciones establecidas en ella.
• La titularidad de la Sede Electrónica de la Universidad Pontificia Comillas corresponderá a ésta, que responderá de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios accesibles a través de ella.
• La Sede Electrónica de la Universidad Pontificia Comillas será accesible en la dirección https://sede.comillas.edu.
• La utilización de los servicios electrónicos que ofrezca la Universidad Pontificia Comillas será, siendo la opción prioritaria, voluntaria y alternativa a la de los servicios tradicionales, siempre y cuando no se establezca lo contrario de acuerdo a la normativa vigente.

Artículo 3. Gestión de la Sede Electrónica.

• La coordinación y supervisión de los contenidos comunes de la Sede será responsabilidad de la Secretaría General de la Universidad.
• La gestión de la Sede será competencia de la/el Secretaria/o General y la gestión tecnológica lo será del Vicerrectorado con competencias en materia de tecnologías y comunicaciones de la Universidad Pontificia Comillas.
• La gestión de cada uno de los procedimientos y trámites accesibles desde ella, corresponderá a las unidades organizativas responsables de su tramitación, según la materia de que se trate, a cuyos efectos aprobarán los modelos a utilizar.

Artículo 4. Contenido.

La Sede Electrónica, incluirá, de conformidad con la legislación vigente, como mínimo la información siguiente:

• Información actualizada sobre la Sede. En particular, su normativa reguladora, el órgano responsable de la gestión de la misma y el mapa de la Sede, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles.
• Catálogo de procedimientos y trámites que pueden ser objeto de tramitación electrónica, así como una relación actualizada de los escritos y solicitudes que podrán presentarse por vía electrónica. Catálogo de procedimientos.
• La relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos o utilizados en la Sede se describirá en el Anexo II.
• El proceso de identificación en el caso de acceder a la Sede mediante la persona usuaria y contraseña de Comillas. Requisitos técnicos.
• La relación de los sellos electrónicos empleados en la Universidad. Sellos utilizados.
• El sistema de verificación de los certificados de Sede y de los sellos electrónicos de los órganos que abarque la Sede. Requisitos técnicos.
• El sistema de verificación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por la Universidad, que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación. Verificación de documentos.
• El Registro Electrónico. Registro electrónico.
• La indicación de la fecha y hora oficiales por las que se rige la Sede Electrónica y la relación de días declarados como inhábiles. Fecha y hora oficial.
• La política de protección de datos y privacidad de la Universidad Pontificia Comillas.
• La normativa universitaria. Normativa.
• La información de ayuda y asesoramiento técnico para la correcta utilización de la Sede Electrónica. Soporte a usuarios.
• El Área Personal de la persona usuaria para la consulta de trámites y notificaciones. Área personal.
• El Acceso al servicio de verificación o cotejo de documentos expedidos digitalmente por la Universidad Pontificia Comillas. Verificación de documentos.
• Cualquier otra información considerada de interés general o exigida legal o reglamentariamente.

Artículo 5. Fecha y hora de la Sede.

• Para cualquier trámite, la fecha y hora de la Sede es la que tendrá validez legal y no la del equipo desde el cual se realice el trámite.
• La fecha y hora oficial de la Sede, que se tendrá en cuenta a efectos de cómputo de plazos, será la de finalización del trámite, cuando la persona usuaria firme la solicitud, formulario o documento correspondiente.

De la identificación, seguridad y autenticación

Artículo 6. Identificación de la Sede

• La Universidad Pontificia Comillas utilizará, para identificarse y garantizar una comunicación segura en las relaciones efectuadas por medios electrónicos que así lo exijan, sistemas basados en certificados de Sede Electrónica. Dichos certificados contendrán una referencia expresa a la Sede Electrónica y al nombre del dominio principal desde el que se encuentra accesible, limitándose su uso, exclusivamente, a la identificación de la Sede y quedando excluida su aplicación para la firma electrónica de documentos y trámites.
• La Sede Electrónica dispondrá de sistemas de verificación del certificado de Sede y de accesibilidad de forma directa, gratuita y permanente.

Artículo 7. Firma electrónica de los órganos y personal de la Universidad Pontificia Comillas

La identificación del personal de la Universidad y de los órganos administrativos se realizará mediante firma electrónica con certificado cualificado, y se facilitarán certificados que identificarán de forma conjunta a la persona y al órgano en el que presta sus servicios. Las unidades organizativas utilizarán certificados electrónicos que identificarán a la que tenga atribuida la competencia y su titular.

Artículo 8. Sellos electrónicos

• En los sistemas automatizados que no precisen intervención personal y directa de la persona titular de la unidad organizativa, se utilizarán certificados electrónicos de sello, que incluirán la información sobre la identificación del órgano responsable del trámite, de modo que se garantice la autenticidad e integridad de los actos.
• Los sellos electrónicos deben incluir el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, pudiendo contener la identidad de la persona titular en el caso de sellos electrónicos de unidades organizativas.
• La creación de sellos electrónicos vinculados a la Universidad Pontificia Comillas o a las unidades organizativas de la misma, se realizará mediante resolución de la/el Secretaria/o General de la Universidad. Dicha resolución habrá de señalar los datos relativos a su titularidad, las características técnicas generales del sistema de firma y certificado, así como el servicio de validación para la verificación del certificado y las actuaciones y procedimientos en los que podrá ser utilizado.

Artículo 9. Identificación de las personas usuarias.

• Como norma general, sin perjuicio de la posibilidad de utilizar la firma electrónica con certificado cualificado, para la identificación y acceso de personas que sean parte de la comunidad universitaria (PAS, PDI, alumnado y Alumni) se utilizarán las credenciales corporativas basadas en identificador de las persona usuaria y contraseña (o clave), previo registro como usuario de la Universidad Pontificia Comillas.
• Para la identificación y acceso de personas que no sean parte de la comunidad universitaria y que, por tanto, no dispongan de credenciales corporativas se admitirán, además, los sistemas de firma Electrónica cualificada que se describen en https://sedeaplicaciones.minetur.gob.es/Prestadores/

Artículo 10. Responsabilidad en el uso de la Sede Electrónica.

La Universidad Pontificia Comillas no responderá del uso fraudulento que se pueda llevar a cabo de los servicios prestados en su Sede Electrónica. A estos efectos, la comunidad universitaria y las personas usuarias que utilicen la Sede Electrónica asumen, exclusivamente, la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autentificación en el acceso a los servicios de administración electrónica, el establecimiento de conexión preciso y la utilización del sistema de firma electrónica compatible con los medios técnicos de que disponga la Universidad Pontificia Comillas, así como las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos.

Artículo 11. Modificaciones.

La Universidad Pontificia Comillas se reserva el derecho de efectuar sin previo aviso las modificaciones que considere oportunas en la Sede Electrónica, pudiendo cambiar, suprimir o añadir tanto los contenidos y servicios que se presten a través de la misma como la forma en la que éstos aparezcan presentados o localizados en la Sede Electrónica.

Artículo 12. Garantías en el empleo de medios electrónicos.

• La Universidad Pontificia Comillas garantizará la integridad y el no repudio de los documentos cuando se empleen los sistemas de identificación y autenticación reconocidos en el presente Reglamento.
• Cuando resulte preciso, la Universidad Pontificia Comillas certificará la existencia y el contenido de las actuaciones en las que se hayan empleado las formas de identificación y autenticación reconocidas.

De los documentos y expedientes electrónicos

Artículo 13. Documentos electrónicos digitalizados.

• A los efectos de este Reglamento, se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra, del documento, e imagen electrónica. A tales efectos, se entiende por imagen electrónica el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en otro soporte que permita la obtención fiel de dicha imagen.
• La Universidad podrá obtener documentos electrónicos digitalizados a partir de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalización, de documentos emitidos por sus órganos, o de documentos aportados por las personas usuarias, de acuerdo con lo señalado en el presente artículo.
• Cuando haya que digitalizar algún documento en papel, la Universidad garantizará que el contenido de dicho documento se corresponda con el contenido del documento digital que se genere, produciéndose dicha verificación mediante cotejo, de tal forma que se constate que ambos contienen la misma información.

Artículo 14. Copias en papel de documentos electrónicos.

Las copias realizadas en soporte papel de documentos emitidos por la Universidad por medios electrónicos y firmados electrónicamente, tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código de verificación generado electrónicamente que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a la Sede de la Universidad.

De la confidencialidad y la propiedad intelectual

Artículo 15. Confidencialidad.

El uso de la Sede Electrónica compromete a respetar el carácter confidencial de toda la información que se envíe y se reciba en el desarrollo de la utilización de la misma, y a no difundir las informaciones pertenecientes a la otra parte, a las que se haya podido tener acceso, salvo que esas informaciones sean de dominio público o que la revelación de las mismas sea requerida por la ley.

La utilización de la Sede comprometerá a la persona usuaria que toda la información o documentación que la Universidad Pontificia Comillas le entregue o a la que tenga acceso sea utilizada únicamente para cumplir con los requerimientos efectuados. No podrá facilitar a terceras personas o utilizar para su propio beneficio la información que obtenga durante la utilización de la Sede.

Artículo 16. Propiedad Intelectual.

• El diseño de la Sede Electrónica, su código fuente, todos sus contenidos y demás signos distintivos que aparecen en el mismo, entendiendo por estos, y sin que esta enumeración tenga carácter limitativa, los textos, fotografías, ilustraciones, gráficos, software, bases de datos, diseños gráficos, contenidos audiovisuales y sonoros, así como los nombres, logos y marcas accesibles a través de esta Sede pertenecen a esta entidad y están protegidos por los correspondientes derechos de propiedad intelectual e industrial.
• En virtud de lo dispuesto en los artículos 8 y 32.1, párrafo segundo, de la Ley de Propiedad Intelectual, quedan expresamente prohibidas la reproducción, la distribución y la comunicación pública, incluida su modalidad de puesta a disposición, de la totalidad o parte de los contenidos de esta página web, con fines comerciales, en cualquier soporte y por cualquier medio técnico, sin la autorización de esta entidad.
• La persona usuaria se compromete a respetar los derechos de Propiedad Intelectual e Industrial titularidad de esta entidad. Podrá visualizar los elementos de la Sede Electrónica e incluso imprimirlos, copiarlos y almacenarlos en el disco duro de su ordenador o en cualquier otro soporte físico siempre y cuando sea, única y exclusivamente, para su uso personal y privado. La persona usuaria deberá abstenerse de suprimir, alterar, eludir o manipular cualquier dispositivo de protección o sistema de seguridad que estuviera instalado en la Sede Electrónica.

Servicios gestionados por la Sede Electrónica

• Del registro electrónico

Artículo 17. Regulación del Registro Electrónico.

• Se crea y regula el Registro Electrónico de la Universidad Pontificia Comillas con las funciones y en el marco de los procedimientos y actuaciones previstos en este Reglamento.
• El funcionamiento del Registro Electrónico no afectará al derecho de las personas interesadas a presentar, de forma presencial, sus solicitudes, escritos y comunicaciones en el Registro General de la Universidad Pontificia Comillas.
• Lo dispuesto en este Reglamento se interpretará de acuerdo con la normativa interna vigente de la Universidad Pontificia Comillas, así como con la Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo, del Sistema Universitario, con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, y demás Normativa que resulte de aplicación.

Artículo 18. Adscripción orgánica y funcional.

• El Registro Electrónico se encuadra dentro del Registro General de la Universidad Pontificia Comillas, bajo la dirección y dependencia funcional de la Secretaría General.
• Los asientos que se practiquen en el Registro Electrónico se integrarán automáticamente en el Registro General de la Universidad Pontificia Comillas, al que le corresponden las funciones de verificación de la constancia y de certificación en los supuestos de discrepancias sobre la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Artículo 19. Ámbito de actuación del Registro Electrónico.

Sólo podrán presentarse en el Registro Electrónico de la Universidad Pontificia Comillas las solicitudes, escritos y comunicaciones relativos a los procedimientos cuya resolución sea competencia de sus órganos.

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones fuera del ámbito de actuación a que se refiere el apartado anterior, no producirá efectos y se considerará como no presentada.

Artículo 20. Funciones del Registro Electrónico.

Son funciones del Registro Electrónico de la Universidad Pontificia Comillas:

• La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como sus documentos adjuntos, cumplimentados según modelos normalizados que se correspondan a los trámites y procedimientos de los servicios disponibles en la Sede Electrónica de la Universidad Pontificia Comillas.
• La emisión del justificante acreditativo de la recepción de la solicitud, escrito o comunicación presentada, consistente en una copia autenticada con la misma validez que un documento original que incluirá la fecha y hora de presentación, así como el número de entrada en el Registro.
• La remisión electrónica de las solicitudes, escritos y comunicaciones a los órganos, servicios o unidades administrativas dentro del ámbito de la Universidad Pontificia Comillas.
• La anotación en el correspondiente registro de entrada y salida de documentos, escritos y comunicaciones dirigidas a otros órganos o particulares.
• Cualquier otra que se le atribuya legal o reglamentariamente.

Artículo 21. Acceso al Registro Electrónico.

Los requerimientos técnicos necesarios para el acceso al Registro Electrónico son los establecidos en el Anexo I de este reglamento.

Artículo 22. Solicitudes, escritos y comunicaciones.

• Las solicitudes, escritos y comunicaciones a que se refiere el apartado a) del artículo 13 deberán estar firmadas mediante firma electrónica reconocida, de conformidad con el presente Reglamento.
• En los modelos normalizados correspondientes de las solicitudes figurará, en todo caso, un domicilio y una dirección de correo electrónico a efectos de notificaciones, salvo en el caso del alumnado o personal de la Universidad en cuyo caso se remitirá por defecto a la cuenta institucional. El resto de campos que deban ser completados obligatoriamente para su admisión en el Registro Electrónico constarán en el propio modelo.
• Las comunicaciones a través de Sede Electrónica se realizarán mediante notificaciones fehacientes a la persona interesada en su Área Personal accesible desde la Sede, de manera que quede constancia de la transmisión a la persona interesada, del contenido íntegro de las comunicaciones, de las fechas de las mismas y se identifique fidedignamente el remitente y el destinatario. La Universidad podrá enviar, como ayuda a la persona interesada y con carácter informativo un correo electrónico a la cuenta de correo que haya designado dicha persona, informando de la puesta a disposición de la notificación.

Artículo 23. Admisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

• El Registro Electrónico emitirá automáticamente un justificante de registro de la solicitud, escrito o comunicación, en el que constarán los datos proporcionados por la persona interesada, la fecha y hora en que se produjo el registro y el número de entrada en el Registro de la Universidad.
• Dicho justificante será firmado por la Universidad y será puesto a disposición de la persona usuaria en su Área personal accesible por la misma en la Sede.
• En caso de no poderse generar dicho justificante, la persona usuaria será advertida de que el registro no ha podido tener lugar, debiendo realizar la presentación en otro momento o utilizando otros medios, como el presencial.

Artículo 24. Funcionamiento del Registro Electrónico.

• Se podrán presentar escritos, solicitudes y comunicaciones en el Registro Electrónico de la Universidad Pontificia Comillas todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día.
• La información de los procedimientos administrativos, así como de los plazos específicos de cada uno de ellos se describirá en las normas particulares de cada procedimiento a las que se tendrá acceso al iniciar el trámite en cuestión.
• Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones. La interrupción se anunciará a los potenciales usuarios con la máxima antelación que permita la incidencia de que se trate.
• En caso de existir cualquier incidencia, la persona usuaria podrá dirigirse al correo electrónico infosgat@comillas.edu a fin de efectuar una consulta, comunicar cualquier duda o bien obtener una justificación de dicha incidencia.
• En caso de interrupción por causas sobrevenidas en el funcionamiento del Registro Electrónico, y siempre que sea posible, la persona usuaria visualizará un mensaje en el que se comunique tal circunstancia.
• El Registro Electrónico se regirá por la fecha y hora oficial española correspondiente a la Península.

Artículo 25. Cómputo de plazos.

• Los plazos comenzarán a contar a partir del siguiente día hábil a aquel en que se hubiere efectuado el acto de comunicación del que se haga depender el inicio del plazo. Se incluye en el cómputo el día de vencimiento, que expirará a las 23:59 horas.
• La presentación de un documento en un día inhábil se entenderá realizada en el siguiente día hábil.
• En la regulación de cada uno de los procedimientos que se tramiten a través de la Sede Electrónica, se incluirá el cómputo y los plazos específicos que apliquen a dicho procedimiento.
• En caso de que el Registro Electrónico no esté disponible para la presentación de documentos vinculados a un servicio en las tres últimas horas anteriores a la finalización del plazo de que se trate, se tomarán las medidas oportunas ampliando dicho plazo para garantizar su cumplimiento.
• En el caso de que el Registro Electrónico no esté disponible, se podrá solicitar por medio de la Sede Electrónica, una vez habilitada, un justificante que acredite la indisponibilidad de la misma en el que conste el período concreto en el que tuvo lugar la incidencia.
• Cuando se trate de un procedimiento que conceda un plazo determinado a la persona interesada, se entenderá que dicho plazo empieza a contar una vez abierta la notificación de la que se haga depender el inicio del plazo. No obstante lo anterior, cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio, o esta vía haya sido la elegida expresamente por el interesado, se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido. En todo caso, se entenderá, a todos los efectos, efectuado el trámite de notificación y se continuará con la tramitación del procedimiento.

Disposiciones adicionales

Primera. Publicación y actualización de anexos.

La actualización de los anexos al presente Reglamento se llevará a cabo mediante Resolución del Vicerrectorado con competencias en materia de informática y comunicaciones.

Anexo I. Requerimientos Técnicos necesarios para el acceso al Registro Electrónico

El acceso a través de Internet al Registro Electrónico de la Universidad Pontificia Comillas deberá realizarse mediante un cliente que cumpla con los requisitos técnicos actuales, garantizando una visualización adecuada de los documentos y la compatibilidad con estándares modernos de cifrado para proteger las comunicaciones.

Además, será necesario incorporar los mecanismos requeridos para el uso de sistemas de firma habilitados para cada solicitud, cuya información estará disponible en la Sede Electrónica de la Universidad Pontificia Comillas.

Las solicitudes que incluyan ficheros adjuntos deberán ajustarse a los formatos estipulados en la normativa vigente, en línea con los principios de interoperabilidad y los estándares definidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su normativa de desarrollo.

Anexo II. Sistemas de Firma electrónica empleados y admitidos

La Universidad Pontificia Comillas admitirá, como sistemas de firma electrónica cualificada los basados en la utilización de los siguientes:

• DNI electrónico.
• Sistema de certificación de firma electrónica establecido por la FNMT.
• Los servicios electrónicos cualificados ofrecidos por los prestadores de confianza descritos en: https://sedeaplicaciones.minetur.gob.es/Prestadores/.
• Los servicios electrónicos de confianza relativos a las transacciones electrónicas que son comunes para todos los países de la UE, conforme al Reglamento (UE) Nº 910/2014, (eIDAS).